E-Mail Eingang im Griff
Die Mail-App unter macOS bietet leistungsfähige Werkzeuge zur Organisation des E-Mail-Eingangs. In diesem Beitrag zeige ich, wie man mit intelligenten Zeitfenstern den Überblick behält.
Zeitreisen: Heute, kürzlich, usw.
Zeit ist ein natürliches Ordnungsprinzip für E-Mails. Wir denken oft in Zeiträumen: “Das kam heute morgen”, “Das war letzte Woche” oder “Das muss letztes Jahr gewesen sein”. Genau diese intuitive Zeitorientierung können wir in der Mail-App nutzen.
- Durch die zeitliche Strukturierung kann man ohne langes Suchen und Scrollen auf E-Mails eines bestimmten Zeitraums zugreifen
- Wichtig: Die zeitliche Einordnung sagt nichts über die Wichtigkeit der E-Mails aus – sie ist nur ein Organisationsprinzip
Schritt-für-Schritt Anleitung: Zeitfenster mit intelligenten Postfächern einrichten
- Öffnen Sie die Mail-App
- Im Menü Postfach “Neues intelligentes Postfach…” auswählen
- Einen aussagekräftigen Namen vergeben
- Als Kriterium “Empfangen” wählen
- Den Zeitraum des Zeitfensters festlegen
- Mit “OK” bestätigen
Zeitfenster Heute: Was ist neu?
Ich schaue täglich in das “Heute” Postfach nach neu eingegangenen E-Mails.
- Wenn möglich, bearbeite ich neue E-Mails sofort
- Meine Regel dabei ist: “Gelesen ist auch erledigt”
- Wenn ich die Mail erst später bearbeiten kann, setze ich die E-Mail wieder auf “ungelesen”.
Dadurch sehe ich alle E-Mails, die ich noch bearbeiten muss, wenn ich den Filter “ungelesen” einschalte.
Filter ungelesen aktivieren
Zeitfenster “Letzte 3 Tage” - Da war doch was…
- Überblick über der letzten 3 Tage
- Perfekt für die Situation “da war doch kürzlich was…”
- Hilft beim Nachverfolgen kürzlich gestarteter E-Mail-Konversationen
Zeitfenster “Dieses Jahr”
- Besonders wertvoll in Kombination mit der Suche oder anderen intelligenten Postfächern, z.B. “Was habe dieses Jahr bei AMEBXY gekauft”
- Näheres dazu in dieser Serie im Artikel “Kombinationen von Filtern und Zeitfenstern”
Zeitfenster “Letztes Jahr”
- Ideal in Verbindung mit Suche oder anderen intelligenten Postfächern
- Praktisches Beispiel: Sammeln von Unterlagen für die Einkommensteuer-Erklärung
- Weitere Details folgen in einem separaten Artikel
Zeitfenster nach Bedarf
Man kann sich weitere Zeitfenster nach Bedarf einrichten, zum Beispiel “Letzte Woche” oder “Dieser Monat”.
Fazit
Die zeitliche Strukturierung des E-Mail-Eingangs mit intelligenten Postfächern ist ein kraftvolles Werkzeug, das sich an unserer natürlichen Art zu denken orientiert. Mit wenigen Klicks richten wir Zeitfenster ein, die den täglichen Umgang mit E-Mails deutlich erleichtern. Besonders die Kombination aus dem täglichen Check des “Heute”-Postfachs und der Markierung unerledigter Mails als “ungelesen” schafft ein effizientes System für die E-Mail-Bearbeitung. Die weiteren Zeitfenster wie “Letzte 3 Tage” oder “Dieses Jahr” ergänzen diese Grundstruktur perfekt und bilden die Basis für fortgeschrittene Filterkombinationen, die wir in den nächsten Artikeln dieser Serie kennenlernen werden.
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